Администратор офиса

з/п не указана

Вакансия в архиве

Работодатель, вероятно, уже нашел нужного кандидата и больше не принимает отклики на эту вакансию

Показать описание вакансии

Требуемый опыт работы: 3–6 лет

Полная занятость, полный день

В Группу компаний на конкурсной основе требуется Администратор офиса (Сколково)

Обязанности:

  • Организация проведения переговоров:
  • Заказ пропусков в офис для посетителей, заказ пропусков на машины гостей офиса;
  • -Встреча посетителей;

  • Материально-техническое обеспечение участников встреч (подготовка материалов по запросу сотрудников, копирование и печать раздаточных материалов);

  • Оповещение участников о времени и месте проведения встреч, повестке дня;

  • Ведение учёта и бронирования переговорных комнат, организация видеоконференций;

  • Обеспечение функционирования офиса:

  • Оформление договоров на поставку канцтоваров, продуктов (кофе, вода и т.д.) и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для функционирования офиса и своевременное пополнение запасов;

  • Контроль за исправным состоянием и функционированием офисного оборудования, коммуникаций;

  • Оповещение сотрудников служб эксплуатации, при выявлении неисправностей офисной техники и иного оборудования, или по запросу сотрудников офиса;

  • Взаимодействие со службой клининга;

  • Регистрация корреспонденции по группе компаий, взаимодействие с курьерскими службами;

  • Прием, распределение звонков;

  • Получение, фиксация и передача соответствующим сотрудникам офиса информации от третьих лиц

  • Обеспечение документооборота группы компаний: регистрация, хранение входящей и исходящей корреспонденции;

  • Travel-поддержка сотрудников офиса:

  • Разработка совместно с руководством процедуры компенсации командировочных расходов, содержащего лимиты затрат на командировки сотрудников в зависимости от региона направления и статуса сотрудника;

  • Заказ билетов, гостиниц для сотрудников, отправляющихся в командировки;

  • Взаимодействие с организациями осуществляющими функции travel-office на предмет возможных корпоративных программ, скидок, бонусов и т.д;

  • Поиск и информирование сотрудников о проведении тематических конференций в нефтегазовой сфере;

  • Регистрация, обеспечение сотрудников всей необходимой информацией по предстоящим конференциям;

  • Кадровый учёт и делопроизводство

  • Ведение табеля рабочего времени (отпуск, больничный, обучение и т.д.);

  • Подготовка необходимой документации при приёме на работу новых сотрудников;

  • Подготовка приказов, служебных записок и других служебных документов;

  • Ведение журналов по пожарной безопасности и т.д.;

  • Поиск нужных курсов для обучения сотрудников;

  • выполнение прочих служебных поручений руководителя

Требования:
  • Опыт работы от 3-х лет;
  • Высшее образование;
  • Грамотная устная и письменная речь;
  • Умение обращаться с офисной техникой;
  • Знание офисных программ (Office, Outlook);
  • Знание кадрового документооборота и делопроизводства
  • Английский upper-intermediate
Условия:
  • График 5/2;
  • Оформление по ТК;
  • Заработная плата при собеседовании.

Резюме отправлять по эл.почте

Ключевые навыки

Управление офисами компанииУправление секретариатомОрганизация деловых поездокОбеспечение жизнедеятельности офисаБронирование билетовОрганизация мероприятий

Вакансия опубликована 22 марта 2019 в Москве

Написать сопроводительное письмоПисьмо отправлено

Сопроводительное письмо к отклику